Dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện – event online

Để lấy được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng, cần những yếu tố quan trọng là ý tưởng tốt, đơn vị tổ chức uy tín và giá cả phù hợp. Trong thời buổi kinh tế khó khăn này, các doanh nghiệp phải cân nhắc khi phải chi trả cho một hoạt động nào đó và xem xét hiệu quả của hoạt động ấy.

Thực hiện một bảng dự trù kinh phí phù hợp và thuyết phục được khách hàng thật ra không hề dễ dàng, làm sao để vừa túi tiền khách hàng mà vẫn có lợi nhuận cho công ty.

Để lấy được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng, cần những yếu tố quan trọng là ý tưởng tốt, đơn vị tổ chức uy tín và giá cả phù hợp. Trong thời buổi kinh tế khó khăn này, các doanh nghiệp phải cân nhắc khi phải chi trả cho một hoạt động nào đó và xem xét hiệu quả của hoạt động ấy, cho nên, cuộc chiến về giá là cuộc chiến mà mọi agency đều phải đối mặt. Dù ý tưởng của bạn có hay và đặc sắc đến mấy nhưng kinh phí không cho phép thì khách hàng của bạn cũng sẽ không thể biến nó thành hiện thực được.

du-tru-kinh-phi-to-chuc-su-kien-event-online

  1. Tạo nhiều mối quan hệ tốt với các suppliers

Có nhiều mối quan hệ với các suppliers giúp ích rất nhiều cho bạn không chỉ trong công việc tổ chức sự kiện mà còn trong các lĩnh vực khác nữa, vì vậy, nếu có cơ hội thì đừng ngần ngại tạo mối quan hệ với họ. Những người tổ chức sự kiện thường trung thành với những nhà cung cấp “ruột” vì nhiều lý do, thứ nhất là giá tốt, thứ hai là làm cùng nhau nhiều thì họ sẽ hiểu được cái “gu” của khách hàng, nên không cần phải trao đổi, giám sát nhiều, bên cạnh đó là tâm lý ngại thay đổi khiến cho các eventer chỉ hợp tác với duy nhất một hoặc vài nhà cung cấp trong mọi sự kiện.

Thực ra việc gắn bó với những nhà cung cấp quen thuộc cũng có các lợi ích như đã nêu trên, nhưng nếu bạn không chịu tìm kiếm những cơ hội mới thì cả bạn lẫn những người đang hỗ trợ bạn sẽ đi vào lối mòn trong việc sáng tạo và thực hiện. Hơn nữa, những nhà cung cấp quen thuộc không chắc là có giá tốt nhất hoặc các công nghệ tiên tiến nhất, vì vậy, việc tìm kiếm và tạo mối quan hệ với các suppliers rất quan trọng. Khi có nhiều đầu mối, bạn có nhiều cơ hội để lựa chọn đối tác tốt hơn và có giá phải chăng hơn.

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

  1. Liên tục cập nhật giá cả thị trường

Để thực hiện một bảng dự trù kinh phí, bạn phải trải qua công đoạn mất thời gian nhất là khảo sát giá cả. Có nhiều bạn trẻ mới vào nghề, được những người đi trước chia sẻ cho một vài form mẫu có sẵn để báo giá thì dựa trên đó mà “phăng” giá ra. Ví dụ, báo giá của năm trước cho một bộ cổng hơi 12m là 1,2 triệu – dựa trên đó, vì ngại phải tìm hiểu giá mới, các bạn nâng giá lên khoảng 1,8 triệu cho “an toàn” mà không biết rằng giá thị trường chỉ khoảng 1,5 triệu hoặc thấp hơn nữa. Đây là sai lầm lớn nhất của việc lười phải bốc điện thoại lên khảo sát giá, vì mỗi hạng mục chênh nhau từ vài trăm ngàn đến vài triệu (với những hạng mục lớn như ca sĩ, MC) nhưng kết quả cuối cùng cho ra một bảng dự trù kinh phí cao ngất ngưởng gửi đến khách hàng nếu như trước đó, người phụ trách không kiểm tra kĩ.

Việc khảo sát giá mặc dù hơi mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn có một bảng báo giá phù hợp và có sự lựa chọn tốt nhất giữa các suppliers. Ngoài ra, khi làm công việc khảo sát giá như vậy, bạn sẽ nhận được nhiều lời khuyên, tư vấn bổ ích từ những người cung cấp dịch vụ mà đôi khi bạn không biết hoặc không nghĩ ra, và khi bạn mang kiến thức này tư vấn cho khách hàng sẽ khiến họ cảm thấy tin tưởng hơn.

Vì vậy, việc cập nhật giá cả khi làm dự trù kinh phí là công việc không thể không làm đối với mỗi người làm tổ chức sự kiện.

  1. Đặt mình vào vị trí của khách hàng

Một điều quan trọng mà người viết luôn nhắc nhở các cộng sự của mình là hãy luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng. Nếu bạn luôn muốn mua được những món hàng giá phải chăng nhưng chất lượng tốt, hoặc muốn ăn món ngon mà giá lại rẻ thì hãy nghĩ rằng khách hàng cũng muốn được phục vụ như vậy.

Một khi ở vị trí của khách hàng, bạn sẽ muốn tìm những nhà cung cấp có giá tốt, chất lượng và uy tín, vậy thì đừng ngần ngại bỏ thời gian tìm những đơn vị như vậy, sau đó để lại một mức giá tốt cho khách hàng.

Hãy nghĩ cho khách hàng giống như nghĩ cho bản thân mình, cái gì cần thiết thì phải đề xuất, cái nào không cần thiết, có thể thay thế thì bỏ ra, đừng làm như một cái máy nhập dữ liệu rồi in ra đưa cho khách hàng của bạn.

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

  1. Trình bày bảng báo giá hợp lý

Những gì bạn thể hiện trên bảng dự trù sẽ ảnh hưởng tới thái độ và suy nghĩ của khách hàng. Mặc dù bạn đã cố gắng đưa ra giá tốt nhất cho khách hàng nhưng nếu không biết cách thể hiện phù hợp thì bảng giá của bạn sẽ không thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn.

Bí quyết trình bày một bảng báo giá hợp lý là các hạng mục mà ai cũng có thể làm thì giá sẽ rất phải chăng, nhưng những hạng mục mà “chỉ tôi có thể làm” thì hãy áp giá của mình vào. Cụ thể như các hạng mục như nhà hàng, khách sạn, địa điểm khách hàng hoàn toàn có thể thuê được, nhưng vì muốn quy về một mối nên yêu cầu bạn quản lý luôn. Thay vì báo gấp rưỡi giá mà bạn thuê thì hãy cho khách hàng biết giá thuê địa điểm của bên cung cấp đưa ra, và việc thỏa thuận với bên cho thuê địa điểm thì lại là việc sau đó, thông thường, các đơn vị này thường có chiết khấu cho những agency tổ chức và thuê mướn với giá trị lớn. Hoặc những hạng mục in ấn thông thường, đừng báo giá của 1m2 in hiflex lên 70 ngàn đồng khiến khách hàng chạy mất dép sau khi so sánh với agency khác. Thay vào đó, bạn có thể tăng cường thêm nhân sự  cho các hoạt động của sự kiện hoặc chi phí quản lý cao hơn một chút nhưng cam kết quản lý tốt sự kiện.